Satıcı tarafından hazırlanan ve satılan ürünlere ait bilgilerinin bulunduğu, gerçekleşecek olan satış hakkında müşterinin bilgilendirildiği bir fatura örneğidir. Resmi olarak herhangi bir hükmü olmayan, satıcı ve alıcı arasında ön onay amacıyla düzenlenen belgedir.
Proforma Fatura ile Normal Fatura Arasındaki Fark Nedir?
Proforma Fatura satışın henüz gerçekleşmediği bir aşamada hazırlanır ve hukuki bir geçerliliği yoktur. Fatura ise satış gerçekleşmesinden sonra düzenlenir ve satışın resmi olarak kayıt altına alınmasını sağlar.
Proforma Faturada Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?
Herhangi bir resmi belge statüsünde olmadığı için ticaret yapan iki tarafın isteğine göre düzenlenir. Ancak genellikle aşağıdaki alanlar proforma faturada gösterilir.
- Proforma fatura düzenlenme tarihi ve son geçerlilik tarihi
- Proforma fatura numarası
- Satıcı ve alıcı firmalara ait unvan, adres ve iletişim bilgileri
- Ürün veya hizmetin fiyatı, birimi, miktarı, cinsi, ağırlığı, ebadı
- Proforma faturanın toplam tutarı ve ödeme şekli
- Ürünlerin sevk şekli
- Satıcı kaşesi ve imzası
- Ek açıklamalar
Proforma Fatura Nasıl Hazırlanır?
Proforma fatura, genellikle bir dizi ofis yazılımı veya muhasebe programları kullanılarak hazırlanabilir. MS Ofis uygulamalarından MS Word veya MS Excel kullanarak basit bir proforma fatura oluşturabilirsiniz. Daha detaylı ve daha hızlı bir belge düzenlemeniz gerekirse muhasebe yazılımları sizlere yardımcı olabilir. Birçok muhasebe programında bu özelliği kullanarak proforma oluşturabilir ve yazdırabilirsiniz.
Bir proforma fatura hazırlamanız için izlenmesi gereken genel adımlar ise şunlardır:
1. Başlık ve Başlık Bilgileri:
– Belgenin üst kısmında “Proforma Fatura” veya benzer bir başlık kullanın. Bu başlık çıktı aldığınızda veya e-posta gönderdiğinizde görünecektir.
– Satıcının adı, adresi, telefon numarası, faks numarası ve e-posta adresi gibi iletişim bilgilerini ekleyin.
– Alıcının adı, adresi ve iletişim bilgilerini ekleyin.
2. Fatura Bilgileri:
– Fatura numarası, tarih ve geçerlilik süresi gibi temel bilgileri ekleyin.Teslimat tarihi ve ödeme koşulları gibi özel bilgileri belirtin.
3. Ürün veya Hizmet Detayları:
– Satılan her bir ürün veya sunulan hizmet için ayrı ayrı bir bölüm oluşturun.
– Ürün veya hizmetin adı, miktarı, birim fiyatı, vergi oranı ve toplam fiyat gibi detayları ekleyin.
4. Toplam Tutar ve Ödeme Koşulları:
– Tüm ürün veya hizmetlerin toplam tutarını açıkça belirtin.
– Kullanılan para birimini belirtin.
– Ödeme koşullarını, ödeme tarihini ve ödeme yöntemini belirtin.
5. Vergiler ve Diğer Ücretler:
– Vergileri, gümrük vergilerini veya diğer ek ücretleri ekleyin.
– Toplam tutara vergileri dahil ettiğinizden emin olun.
6. Gümrük Bilgileri:
– Eğer uluslararası bir ticaret söz konusuysa, gümrük beyannamesi veya diğer ilgili bilgileri ekleyin.
7. Notlar ve Ek Bilgiler:
– Özel teslimat koşulları, garanti bilgileri veya diğer önemli bilgileri içeren bir bölüm ekleyin.
– Herhangi bir not veya ek bilgiyi eklemeyi unutmayın.
8. Satıcı İmzası ve Kaşesi:
– Satıcının adını, unvanını ve imzasını içeren bir bölüm ekleyin.
– Gerekirse, şirket kaşesini ekleyin.
9. Alıcı İmzası (Opsiyonel):
– Alıcıdan geleneksel bir fatura olmadığını ve sadece tahmini maliyetleri içerdiğini belirten bir imza isteyebilirsiniz.
Görseller:
