E-irsaliye, Türkiye’de ticari faaliyetlerde kullanılan bir elektronik belge sistemidir. “Elektronik İrsaliye” olarak da adlandırılan bu sistem, kâğıt üzerinde düzenlenen ve sevk edilen irsaliyelerin elektronik ortamda oluşturulması, iletilmesi, muhafaza edilmesi ve çıktılarının alınması amacıyla kullanılır.
e-İrsaliye Nedir ?
Günümüzde teknolojinin ilerlemesiyle birlikte birçok iş süreci dijital ortama taşınmıştır. Bunlardan biri de kâğıt faturaların dijitalleşmesiyle ortaya çıkan e-irsaliye sistemidir. e-İrsaliye, gönderici tarafından bir malın taşınması için düzenlenen bir belgedir ve ticari bir işlemi kanıtlar. Kâğıt irsaliyenin dijital bir formu olarak düşünülebilir.
e-İrsaliye tüm işletmeler için geçerlidir ve Türkiye’de 2019 yılının Ocak ayından itibaren zorunlu hale gelmiştir. e-İrsaliye, satışın yapıldığı andan itibaren oluşturulmalı ve alıcıya iletilmelidir. Bu belge, malın taşınması sırasında gerekli izlemelerin ve takiplerin yapılmasını sağlar.
e-İrsaliye, kağıt irsaliyeye kıyasla birçok avantaj sunar. Bu avantajların başında, maliyet ve zaman tasarrufu gelir. Kağıt irsaliyelerin basımı, sunumu ve arşivlenmesi pahalı ve zaman alıcı bir süreçtir. Bu belgelerin dijitalleştirilmesiyle bu maliyetler ortadan kalkar ve iş süreçleri hızlanır.
e-İrsaliye Kimler İçin Zorunludur?
E-irsaliye, Türkiye’de bazı durumlarda işletmeler için zorunlu hale getirilmiş bir belgedir. E-irsaliye kullanma zorunluluğu, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen kriterlere göre belirli gruplardaki mükellefler için geçerlidir. 2022 itibariyle, e-irsaliye kullanma zorunluluğu şu durumlarda geçerlidir:
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen mükellefler: GİB, belirli sektör ve gruplardaki mükellefleri zaman içinde e-irsaliye kullanmaya zorunlu kılabilir. Bu durumda, söz konusu mükellefler e-irsaliye kullanmak zorundadır.
Belirli cirolara sahip işletmeler: GİB, belirli bir ciroya sahip olan işletmeleri e-irsaliye kullanmaya zorunlu kılabilir. Bu ciroya ulaşan işletmeler, belirlenen tarihlerden itibaren e-irsaliye kullanmak durumundadır.
Belirli sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler: GİB, belirli sektörlerde faaliyet gösteren işletmeleri e-irsaliye kullanmaya zorunlu kılabilir. Özellikle lojistik, taşımacılık gibi sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler e-irsaliye kullanma zorunluluğuna tabi olabilir.
E-irsaliye kullanma zorunluluğuyla ilgili detaylar, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayımlanan tebliğler ve duyurular ile belirlenir. Dolayısıyla, işletmelerin e-irsaliye kullanma zorunluluğunu takip etmeleri ve gerektiğinde uyum sağlamaları önemlidir. Güncel bilgiler için Gelir İdaresi Başkanlığı’nın resmi web sitesini ve yayımlanan duyuruları takip etmek faydalı olacaktır.
E-irsaliye Nasıl Düzenlenir?
Elektronik İşe İlişkin Evrak anlamına gelen e-İrsaliye, dijital ortamda düzenlenebilen bir belgedir. E-İrsaliye düzenlemek için aşağıdaki adımları izleyebilirsiniz:
1. E-İrsaliye düzenlemek için bir e-İrsaliye yazılımına ihtiyacınız vardır. Bu yazılımı e-İrsaliye hizmeti sunan bir muhasebe yazılımı satan firmadan temin edebilirsiniz.
2. E-İrsaliye yazılımınızı seçtikten sonra, ilgili firmaya başvurarak bir kullanıcı hesabı oluşturmanız gerekecektir. Bu hesap üzerinden e-İrsaliye düzenleyebilirsiniz.
3. Kullanıcı hesabınızı oluşturduktan sonra, e-İrsaliye yazılımını bilgisayarınıza indirip kurmanız gerekecektir. Yazılımı kurduktan sonra, hesabınızla giriş yapabilir ve e-İrsaliye düzenlemeye başlayabilirsiniz.
4. E-İrsaliye düzenlerken, öncelikle gönderici ve alıcı bilgilerini doğru ve eksiksiz bir şekilde girmeniz gerekmektedir. İrsaliyenin düzenlendiği tarih, gönderi açıklaması, adet, birim fiyat gibi bilgileri de dikkatlice girmelisiniz.
5. E-İrsaliye düzenleme işlemini tamamladıktan sonra, sistem tarafından size bir e-İrsaliye numarası verilecektir. Bu numarayı kaydetmeli ve gerektiğinde ilgili belgelerle birlikte kullanmalısınız.
6. Düzenlediğiniz e-İrsaliyenin ardından, yazılım size bir elektronik imza oluşturma seçeneği sunacaktır. Bu imzayı oluşturarak e-İrsaliyeyi güvence altına almalısınız.
e-İrsaliye nasıl kullanılır?
İlk adım, e-İrsaliye kullanımını sağlayan bir araç edinmektir. Bu araçlar, Maliye Bakanlığı tarafından yetkilendirilen e-İrsaliye sağlayıcıları tarafından sunulur. Ardından, kullanıcı bu araca giriş yaparak gerekli bilgileri girer ve e-İrsaliye oluşturur. Oluşturulan e-İrsaliye, alıcının sistemine entegre edilebilir veya e-posta ile gönderilebilir.
e-İrsaliye Programları Nelerdir?
E-irsaliye düzenlemek için bir e-irsaliye yazılımı kullanmanız gerekmektedir. E-irsaliye yazılımı, mükelleflerin kullanımı için özel olarak geliştirilen bir programdır. Bu yazılım aracılığıyla e-irsaliye düzenlemek, göndermek ve görüntülemek mümkündür.
Bilsoft muhasebe programı, e-irsaliye düzenleme işlemlerini entegre etmiştir.
