Bu sorunun cevabı fatura kesen satıcı firmaya ve alıcı firmaya/müşteriye göre değişmektedir.
Eğer siz e-fatura mükellefiyseniz ve alıcı firma da e-fatura mükellefi ise ona kesilecek fatura “e-fatura” tipindedir. Siz e-fatura programı kullandığınız için karşı firmaya/müşteriye keseceğiniz fatura tipi “e-fatura” olarak otomatik şekilde gelecektir. İsteseniz de bu fatura tipini “e-arşiv” olarak değiştiremezsiniz. Çünkü alıcı firmanın vergi numarasını girdiğinizde sistem sorgulama yaparak o firmanın e-fatura mükellefi olduğunu gösterecektir. Bu senaryoda alıcı taraf da kestiğiniz faturayı kısa sürede göreceği için e-posta ile bilgilendirmeniz gerekmeyecektir.
Eğer alıcı firma/müşteri e-fatura mükellefi değilse ona kesilecek fatura tipi otomatik olarak “e-arşiv fatura” olacaktır. Bu senaryoda faturanızı e-posta veya kâğıt biçimde alıcıya ulaştırmalısınız.
Siz e-fatura mükellefi değilseniz alıcı firmalara/müşterilere keseceğiniz fatura tipi her zaman “e-arşiv” olacaktır. Bu kestiğiniz faturayı alıcı tarafına e-posta, sms, kâğıt vb. yoluyla ulaştırmanız gereklidir.
E-Fatura Ve E-Arşiv Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?
En temel farklardan birini üstteki açıklamada belirmiştik. Şimdi ise diğer farklılık ve benzerliklere bakalım.
E-fatura çoğunlukla firmalara kesilirken e-arşiv daha çok vergi mükellefi olmayan müşterilere kesilir. E-fatura kesildiğinde ayrıca GİB’e bildirmeye gerek yoktur. Ancak E-arşiv’de ayrıyeten GİB kısmına faturalar raporlanır. E-fatura için yazıcıdan çıktı almanız gerekmez. Fatura alıcı firmaya hızlıca iletilir. E-arşivde ise çıktı alıp göndermeniz veya e-posta göndermeniz gerekir.
E-fatura tipinde fatura kesildiğinde Temel Fatura ve Ticari Fatura senaryoları kullanılabilir. E-arşivde ise böyle bir senaryo yoktur. E-arşiv fatura kesildiğinde faturayı karşı taraf kabul etmiş ancak 7 gün içinde itiraz eder durumdadır. E-fatura’da ise Ticari fatura senaryosunda kesilen fatura alıcı tarafın onayına sunulur. Onay veya red cevabı verilebilir. Bu durum iki firma arasında ticari ilişkiye bağlıdır. Herhangi bir zorunlu durum yoktur.
E-Fatura Mükellefine E Arşiv Fatura Kesmenin Cezası Nedir?
İstisnai durumlardan biri e-fatura mükellefine e-arşiv fatura kesilmesidir. E-arşiv düzenlemesi yapan bir e-Fatura mükellefinin Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği hükümlerine uygun olmadığı durumlarda belirli cezai işlemlere tabi tutulması gerekmektedir. Eski tarihe dönük olarak kesilen e-Arşiv faturaları için 2023 yılında uygulanan usulsüzlük cezası tutarı 2.200 TL olarak öngörülmüştür. Bu ceza, mükellefin vergi yükümlülüklerini yerine getirmemesi veya yanlış beyanda bulunması gibi durumlarda uygulanabilir.
E-Fatura Mükellefine Kesilen e-Arşiv Fatura Nasıl İptal Edilir?
e-Arşiv faturalar diğer fatura tiplerinde olduğu gibi iptal edilebilmektedir. Ancak, 2023 yılında e-Arşiv fatura iptali için faturanın iletildiği tarih temel alınarak en geç 7 gün içinde iptal işlemi yapılmalıdır. İptal edilen fatura ise iptal edildiğinin ertesi günü akşama kadar Gelir İdaresi Başkanlığı’na raporlanmalıdır.
Eğer 7 günlük süre geçirilirse, e-Arşiv fatura iptal edilemez. Bu durumda alıcı müşterinin/firmanın satıcıya bir iade faturası düzenlemesi gerekir. İade faturası satıcıya ulaştıktan sonra yeni bir fatura düzenlenerek alıcıya iletilmesi mümkündür.
